De griffie ondersteunt de gemeenteraad zo goed mogelijk bij diens werk, niet alleen in logistieke zin, maar ook procesinhoudelijk. Dan gaat het niet alleen over de vergaderingen en alles wat daarbij hoort, ook denkt de griffie mee over de wijze waarop de raad zou moeten en of kunnen meebewegen met diverse maatschappelijke ontwikkelingen.

Analyse Hoe staan we ervoor?

Vorig jaar werd al geconcludeerd dat de raad steeds vaker tijdig betrokken wordt bij nieuwe beleidsvorming. Die trend heeft zich doorgezet. Tegenwoordig zien we ook, onder invloed van maatschappelijke ontwikkelingen, dat burgers een steeds prominentere rol gaan spelen in de samenleving. Hun toenemende invloed en het zoeken naar eigen wegen om iets voor elkaar te krijgen (dat hoeft niet per definitie via de politiek) hangt ook samen met de vernieuwing van het sociaal domein, waarbij de overheid terugtreedt en meer verantwoordelijkheid en dadendrang van de burgers verwacht. De vraag is wat dat betekent voor de positie en het werk van de gemeenteraad en hoe de raad op die ontwikkeling kan inspringen. De griffie ondersteunt dit denkproces, het is aan de raadsleden om uiteindelijk keuzes te maken over hoe zij zich in deze nieuwe situatie willen opstellen. Ook in 2016 zal de raad hiermee aan de slag gaan. De griffie draagt hier in ondersteunende zin aan bij, onder andere door het organiseren van bijeenkomsten voor en door de werkgroep werkwijze gemeenteraad, van hoorzittingen en expertmeetings en verder door bijvoorbeeld het aandragen van goede voorbeelden van andere gemeenten. Communicatie speelt hierbij een belangrijke rol. In 2015 is er door de raad een nieuw communicatieplan vastgesteld waarbij richting is gegeven aan de wijze waarop de raad als geheel naar buiten wil treden. Daarvoor wordt ook een enquête ingezet om uit te zoeken hoe de burgers tegen de raad aankijken en in welke mate zij bekend zijn met wat de raad doet. Wat ook de afgelopen jaren steeds belangrijk is geweest voor de griffie, is het verschaffen van adequate informatie aan de raad. Hiervoor is in eerste instantie het college van B&W verantwoordelijk, de griffie bewaakt hierbij dat de raad ook op dat vlak goed wordt bediend.

Doelen Wat willen we bereiken in 2016?

• De raad heeft een helder beeld bij de eigen rol in de veranderende samenleving;
• de raad wordt op relevante besluitmomenten in stelling gebracht met adequate informatie, geschikt voor het voeren van een politiek debat op hoofdlijnen;
• De communicatie met de burgers wordt verder aangepakt, waardoor de raad, de rol en betekenis van de raad en de leden aan bekendheid winnen in de stad.

Activiteiten

Soepele en tijdige bediening van de raadsleden met het oog op de voorbereiding van de diverse vergaderingen.

Aandacht schenken aan de werkwijze van de raad met het oog op de veranderende samenleving. Hiervoor bestaat een werkgroep die door de griffie wordt ondersteund.

Aandacht voor het monitoren van de kwaliteit van de  informatievoorziening aan de raad.

Aan de hand van de uitkomsten van de in 2015 uit te voeren enquête wil de griffie het
communicatiebeleid van nieuwe impulsen voorzien.

Het college opereert op basis van een akkoord op hoofdlijnen en hanteert en bestuursstijl die bij voorstellen voldoen de ruimte laat voor inbreng, wijziging, verbetering en coproductie. Voorstellen worden in een vroeg stadium aan andere partners (belangenorganisaties, bewoners, deskundigen, ondernemers) voorgelegd.

Het college is voor de samenwerking lid van een aantal externe partijen en samenwerkingsverbanden.

Begrotingsposten die nog niet direct aan een beleidsveld (kunnen) worden overgeheveld  worden eerst op het beleidsveld concernstelposten begroot.
Hieronder vallen bijvoorbeeld de nog te verdelen bezuinigingen en extra beleidsmiddelen.

De ombudsman behandelt ter uitvoering van de opdracht van de raad klachten van burgers over gedragingen van de gemeente. De grondslag daarvoor ligt in hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht. De gedragingen van de gemeente worden getoetst aan de normen van behoorlijkheid. De ombudsman is onafhankelijk en onpartijdig en heeft oog en oor voor de burgers die er met de gemeente niet meer uitkomen.

Analyse Hoe staan we ervoor?

De gemeenten Ten Boer en De Marne zijn aangesloten bij de gemeentelijke Ombudsman van Groningen. Daarnaast zijn de gemeenschappelijke regelingen voor Meerstad, de ARCG, PG&Z en sinds 2015 de regeling voor opvang en beschermd wonen bij de gemeentelijke Ombudsman ondergebracht.

De gemeentelijke Ombudsman doet jaarlijks in circa 140 zaken onderzoek. Ondanks dat er geen invloed mogelijk is op de instroom van zaken fluctueert dit aantal nauwelijks (2011: 137 / 2012: 141 / 2013: 137/ 2014: 139). Er kunnen wel fluctuaties zijn in de complexiteit van de zaken. Met de huidige capaciteit (3 * 0,8 fte) zijn deze fluctuaties tot op heden in de bedrijfsvoering op te vangen zodat aanpassingen niet nodig zijn. Wel kan het voorkomen dat het jaarlijkse verlof niet volledig kan worden opgemaakt. Waarbij de maximale hoeveelheid verlof is verkocht.

Doelen Wat willen we bereiken in 2016?

Herstel van vertrouwen in de overheid is een belangrijk doel. De inzet van de ombudsman is er daarom op gericht dat de burger zich gehoord voelt naar aanleiding van zijn klacht of probleem. Het kan betekenen dat er een gesprek met betrokken burger en vertegenwoordigers van de gemeente wordt gearrangeerd. Het kan ook betekenen dat de zaak door de ombudsman onderzocht wordt. De uitkomst van het onderzoek kan vergezeld gaan van een oordeel, advies of aanbeveling.

Activiteiten

Onderzoek doen naar aanleiding van klachten en het informeren van de gemeente en de burger hierover

Verwijzen van burgers naar een juiste instantie als de ombudsman niet bevoegd is

Rapporteren aan gemeenteraad, gemeentelijke organisatie en burgers